O ofertă, un contract sau o cerere internă trece adesea prin aceleași operațiuni: preluarea datelor, completarea unui șablon, verificarea și aprobarea. Automatizarea leagă acești pași și reduce situațiile în care informația este copiată de mai multe ori.
Documente create din surse controlate
Datele pot veni din CRM, ERP, formulare sau tabele aprobate. Șablonul introduce câmpurile în locurile stabilite, aplică regulile definite și trimite documentul către verificare atunci când există excepții.
Aprobări cu traseu vizibil
Fiecare tip de document poate avea propriul traseu, în funcție de valoare, departament sau alte criterii interne. Responsabilii primesc notificări, iar solicitantul poate vedea dacă documentul este în analiză, aprobat sau returnat pentru modificări.
Păstrăm intervenția umană acolo unde este necesară și definim drepturile de acces înainte de lansare. Documentul final, decizia și versiunea aprobată pot fi arhivate împreună pentru consultare ulterioară.